Основные кейсы управленческого учёта и учёта затрат в отеле

В статье Елизаветы Тиминской Вы узнаете о видах бухгалтерского учета и о финансовом контроле.

«Затраты оказались больше, чем рассчитывалось.

С расходами всегда так бывает …»

О. Генри, "Дары Волхвов"

Существует три способа разориться: вино, женщина и бухгалтерия. Рассмотрим третий способ – бухгалтерию.

Виды отчётности 

С налогами всё логично – «заплати их и спи спокойно». Финансовая составляющая позволяет доказать вкладчикам и акционерам, что вкладывать в гостиницу гораздо выгоднее, чем в банк. И если взять менеджмент, то одна из ключевых вещей - это управленческая отчётность.

Состав управленческой отчётности

Главный показатель – отчёт об операционной прибыли (или бюджет доходов и расходов). Рекомендуем работать с USALI системой управленческого учёта для бизнеса гостеприимства.

Единая система управленческого учёта (Uniform System Accounts for Hospitality)

Впервые создана в США в 1926 г. компанией Korn & Ferry. Постоянно модифицируется и совершенствуется (11-я версия). Работает во всём мире (гостиницы, курорты, рестораны, центры развлечений, казино, SPA Центры).

USALI позволяет:

• определить эффективность деятельности подразделений гостиницы;
• контролировать затраты;
• отойти от Котлового метода;
• планировать доходы на уровне бюджетов подразделений и компании в целом;
• осуществлять ценообразование на основе анализа безубыточности и удельных затрат и пр.;
• таргетировать операционную прибыль.

Три основных вопроса при оценке (планировании) финансового состояния и источники информации

1. Каков потенциал дальнейшего роста бизнеса, с какой доходностью мы работаем? - Отчёт (бюджет) о прибылях и убытках (БДР).

2. Откуда приходят деньги, куда они уходят и насколько бизнес финансово устойчив? - Отчёт (бюджет) о движении денежных средств.

3. Сколько стоит бизнес? Чем владеют собственники? - Баланс (факт/бюджет).

Затраты и расходы – часть управленческого учёта.

Учёт затрат

Учёт затрат относится и к финансовому учёту, и к управленческому. Поэтому учёт затрат выступает как раздел управленческого учёта.

Затраты и расходы

Затраты – возмещаются клиентом:

• ресурсы, использованные для достижения определенной цели (товары или сырье - материалы, рабочая сила) – получение дохода и возмещение (возврат) затрат

• выраженная в денежных единицах величина израсходованных сумм оказанных услуг или приобретенных обязательств, необходимых для приобретения продукционных услуг

Расходы – НЕ возмещаются клиентом (внутреннее пользование).

Доступный пример – это бутылка воды: если мы купили воду и поместили в бар, а затем продали её – это затраты. Но если мы в рамках подготовки конференции в конференц-зале отеля разместили эту воду на столах приглашенных гостей – это расходы.

Отчёт о прибыли и убытках – ОПЕРАЦИОННЫЙ P&L или БДР

Метод начисления - доходы и расходы признаются и отражаются в том периоде, когда:

- доходы заработаны – выписан счёт, отражено в системе;

- расходы не понесены – израсходованы в номерах, приготовлены блюда, услуги оказаны ВНЕ ФАКТА ОПЛАТЫ, БЕЗ НДС (кроме УСН и ЕНВД).

Отчёт о прибылях и убытках

НОМЕРНОЙ ФОНД

Основные типы затрат и расходов

ПЕРСОНАЛ

Расходы на персонал:

• зарплата (включая служебное питание)
• Социальные выплаты (ЕСН)
• Дополнительные расходы на персонал в компании

Основные типы операционных затрат и расходов

НФ и РС

Прочие операционные расходы:

• гостевые поставки / моющие средства;
• малое оборудование, посуда, приборы;
• расходы на стирку, бельё и полотенца;
• униформа, бельё в номерах;
• украшения, музыка, стоимость ТВ и налог на музыку;
• транспортные расходы;
• административные расходы (включая регистрацию ФМС);
• расходы на связь и почту;
• агентские и комиссии по бронированию;
• услуги бронирования и оплата сети, поддержка текущей работы – транзакционные издержки.

Основные типы затрат и расходов в РС (F&B)

Все расходы – операционные (ЦФО).

Есть три группы расходов и затрат:

• Себестоимость реализации продуктов и напитков;
• Расходы на персонал;
• Прочие операционные расходы.

Основные типы затрат и расходов

СЕБЕСТОИМОСТЬ

Себестоимость реализации продуктов и напитков и оказанных услуг:

• из производства (кухня) – калькуляция по рецептуре;
• из закупок (продукты, напитки) – цена поставщика;
• услуги (музыка, аренда оборудования, развлечения) – счета поставщиков или калькуляция своих затрат;
• прочее (услуги для перепродажи).

Когда мы затрагиваем тему управления затратами, мы неизбежно приходим к финансовому контролю.

Финансовый контроль и управление операционными расходами

Финансовый контроль и Внутренний контроль – это разные вещи!

Финансовый контроль – реализация принципов управленческого учета, направлен на оптимизацию затрат и доходности отеля, оптимизацию рациональной прибыли. Как? Через ежемесячный контроль исполнения бюджета с анализом отклонений и разбором причин и следствий.

Внутренний контроль – политики и процедуры, позволяющие собственникам и руководителям быть уверенными в сохранности активов, в их корректном учёте.

Обязательна своевременная проверка учетных данных с фактическим наличием (Инвентаризация).

Отдельный раздел внутреннего контроля – оценка рисков бизнеса для конкретного отеля.

Как оптимизировать расходы отеля без ущерба качеству?

1. Затраты возмещаются клиентом, влияют на качество оказанных услуг.
2. Расходы не возмещаются клиентом.
3. Опосредованно они влияют на качество сервиса, но над их оптимизацией надо думать в первую очередь.

Приоритеты – сокращение расходов и затрат:

• оптимизация ФОТ

- нормативы расходов на ФОТ

- суммированный учёт рабочего времени

• контроль за административными и коммерческими расходами
• оптимизация себестоимости номера по составляющим

- гостевые поставки и моющие средства

- прачечная, услуги, канцелярия

• учёт сезонных колебаний и низкой загрузки в текущей деятельности отеля (персонал, штат, закупки, контракты)

Ресторанная служба – контроль себестоимости реализации продуктов и напитков (FOOD & BEV COST)

Себестоимость реализации того, F&B Cost

• себестоимость реализации продуктов
• себестоимость реализации напитков

= валовая прибыль (валовая маржа)

% себестоимости реализации продуктов / напитков нужно вычислять обязательно раздельно - это необходимо для обеспечения контроля. Вообще необходимо дифференцировать и сравнивать с нормативами.

Выводы: высокие издержки, цены, потери, порции, закупки, маржинальность.

Операционные расходы функциональных подразделений

Главное – исключить внутреннее потребление из затрат, не смешивать с расходами. Как? Перебрасывать на соответствующие функциональные отделы – там, где расходы понесены.

Основные инструменты для принятия решений о сокращении расходов и затрат

Бюджет – основной инструмент управленческого учёта.

Обязательно включать в бюджет: прошлый год, план, факт.

Расчёт функциональных коэффициентов и анализ отклонений: за месяц, квартал, год. 

• Калькуляция себестоимости номера
• Калькуляция завтрака и бизнес-ланча (шведский стол)
• Контроль динамики закупочных цен (контроль продуктовой корзины)
• Расчёт себестоимости продуктов и напитков (2 метода)

Основные пути сокращения расходов и затрат

Инструменты:

• обоснованное ценообразование
• отчётность для анализа скидок
• расчёт маржинальности по каждому функциональному элементу (например, хиты продаж и т.п.)
• внедрение системы внутреннего контроля по бизнес циклам отеля

Эффективный отель

Критерии успеха работы отеля:

• есть положительный операционный денежный поток
• в высокий сезон зарабатывается «подушка» финансовой стабильности
• ФОТ, административные коммерческие расходы не «съедают» всю операционную прибыль
• бизнес эффективен, и операционная прибыль отеля находится в рамках в установленных целевых показателей
• возможность оперативно перестраивать финансовую стратегию компании в зависимости от изменения ситуации
• учёт и контроль, прогнозы и мониторинг

Отель – это не благотворительная организация!

Основные причины банкротств коммерческих предприятий (результаты опроса антикризисных управляющих):

1. Концентрация на одном клиенте
2. Мошенничество
3. Неправильный бухгалтерский учёт
4. Существенные ошибки в планировании
5. Проблемы с долгосрочным финансированием
6. Проблемы с управлением оборотным капиталом
7. Избыточные административные расходы
8. Потеря рынка, падение объемов продаж.

Автор: Елизавета Тиминская