Зачастую руководители подразделений и управляющие объектами не являются специалистами в области складского, бухгалтерского и управленческого учёта. Бухгалтерия, финансовая службы, выполняя узкоспециальный функционал, не могут синхронизировать учёт с операционной деятельностью отеля для получения релевантных показателей. По итогу отчётного периода и годовой инвентаризации имущества управляющие получают неудовлетворительные результаты, которые практически невозможно интерпретировать. Появляются большие суммы ранее приобретённых товарно-материальных ценностей (ТМЦ), порой прошлых лет или тянущиеся с открытия, которые необходимо отнести на затраты. Как не допустить подобного? Как получать на регулярной основе релевантные данные, пригодные для бюджетирования следующих периодов?
Для разрешения проблемы необходима выверенная систематизация учёта. Её внедрение подразумевает несколько обязательных стадий, своеобразный to do list. Рекомендации, описанные ниже, основываются на опыте Полины Овчинниковой, управляющей отелем Four Elements в Екатеринбурге, и автора данной статьи в трёх отелях с разными управляющими компаниями.
Разрабатываем систему складов
Склады бывают как реальные – отдельно взятое закрываемое помещение, доступ в которое имеют только материально ответственные лица; так и виртуальные – помещение или пространство, куда доступ имеет неограниченное количество лиц. Каждому складу назначается материально ответственное лицо.
В маленьких отелях часто всего один склад, с которого товарно-материальные ценности выдаются во все службы назначенным за этот склад ответственным лицом. В подобном случае ответственный отвечает только за сохранность числящихся на складе ТМЦ, выдаёт столько товарно-материальных ценностей, сколько запросили. При необходимости, достижении минимального стока, делает заявку.
На одном складе не должны значиться новые, неиспользованные товарно-материальные ценности вместе с используемыми или использованными хотя бы один раз (если купили оборудование, инвентарь, использовали один раз и убрали на склад, оно уже считается использованным). В ведении каждого ответственного лица как правило находятся минимум два склада. В одном хранятся новые, неиспользованные материальные ценности, числящиеся на балансовых счетах. В другом используемые и использованные хотя бы один раз, числящиеся на забалансовых счетах. Такой принцип необходим для удобного сопоставления бухгалтерского и складского учёта. Желательно, чтобы у всех ТМЦ на складе была одинаковая периодичность пересчёта.
Пример успешной структуры склада
|
Материально ответственное лицо |
Новые и неиспользованные товарно-материальные ценности, числящиеся на балансовых счетах |
Используемые и использованные товарно-материальные ценности, числящиеся на забалансовых счетах |
|
Руководитель службы приёма и размещения |
Багажные бирки, файлы, конверты, карты-ключи, конверты для карт-ключей и прочие расходные материалы |
Оргтехника, офисная мебель, используемая форменная одежда сотрудников службы приёма и размещения, гостевые зонты |
|
Руководитель хозяйственной службы |
Склад хозяйственной службы: химия и инвентарь для стирки и уборки, офисныерасходники, мелкая бытовая техника на случай поломки (фен, чайник, утюг и прочее) |
Мебель номерного фонда, инвентарь, иоборудование для уборки (вёдра, роторные машины, телескопические ручки), мелкая бытовая техника в номерах, форменная одежда |
|
Склад одноразовой продукции: миниатюры, тапочки, полиграфия в номера |
Склад текстиля и махры |
|
|
Руководитель ресторанной службы |
Материалы для текущей деятельности (зубочистки, коррексы, моющие средства, одноразовые декорации (цветы), детские раскраски, полиграфия и прочее |
Мебель ресторана, бара, оборудование, форменная одежда |
|
Склад посуды, стекла, приборов и текстиля |
||
|
Шеф-повар |
Бумага для запекания, фольга, моющие средства, средства для обработки, перчатки и так далее |
Оборудование и инвентарь кухни, форменная одежда сотрудников кухни |
|
Директор отдела маркетинга и продаж |
Ручки, блокноты на мероприятия, подарки клиентам |
Мебель и оборудование конференц-зала, офисная мебель, оргтехника и форменная одежда отдела продаж |
|
Главный инженер |
Краска, лампочки и прочие комплектующие для ремонта оборудования и косметического ремонта |
Оборудование для ремонта (стремянки, тиски, дрель), подключенные и используемые капитальные инженерные установки и оборудование, офисная мебель, оргтехника, форменная одежда технической службы |
|
Офис-менеджер* |
Канцелярия бэк-офиса |
Офисная мебель и оргтехника бэк-офиса |
|
* если бэк-офис многочисленный, можно выделять отдел закупок, финансовый отдел и другие, не забывая про принципы созданияскладов, даже виртуальных |
||
|
Директор HR |
Полиграфия и сувенирная продукция для сотрудников отеля и ресторана, бейджи |
Офисная мебель и оргтехника HR |
|
IT менеджер |
Запасные коннекторы, адаптеры, мыши, клавиатуры, которые ещё не использовались |
Серверы, оборудование (тестеры, инструмент для обжима и прочее) |
|
Кладовщик |
Центральный склад, на который приходуется все поступающие товарно-материальные ценности. С него списания производятся только через перемещение на склады материально ответственных лиц с последующим списанием или вводом в эксплуатацию |
Тележки кладовщика, оргтехника, форменная одежда, стеллажи центрального склада и офисная мебель при наличии |
Приведённое распределение товарно-материальных ценностей по складам, по сути, является базой для применения коллективной материальной ответственности. Но эта тема для отдельной статьи.
Склады с продуктами и напитками также добавляют в структуру и определяют на материально ответственных лиц, в чьих службах используются эти продукты – на шеф-повара, руководителя ресторанной службы, руководителя хозяйственной службы. Продуктовые склады всегда балансовые. Если у каждого аутлета есть физически свой склад, то и в структуре их выделяют отдельно.
Задачи со звёздочкой:
Купили форменную одежду для Front Office с запасом, всё сразу не выдали. Как и где еёучитывать?
Как считать перепечатку меню в папках?
Разбираемся с номенклатурой
После разработки структуры складов необходимо навести порядок в справочнике номенклатуры.
Следующий вопрос, связанный с номенклатурой, внесение названия марки. Если марку вносим, начинать ли с неё или ставить после: «Ленор Кондиционер для белья» или «Кондиционер для белья Ленор»? Насколько существенно название марки?
Далее следуют немаловажные нюансы. Необходимо убирать дубликаты из номенклатурного справочника. «Мыло жидкое» и «Жидкое мыло» — одно и тоже. Канистры с моющими средствами по 30 л списывать полностью не корректно, если они израсходованы не полностью, переливать для измерения использованного объёма трудозатратно. Можно приходовать в килограммах и списывать в килограммах, либо «на глаз» в литрах.
Стоит также обозначить, какая номенклатура списывается сразу, какая вводится в эксплуатацию и учитывается на забалансовом счете до момента выхода из строя. Либо установить признаки, по которым относить товарно-материальные ценности к вводимым в эксплуатацию или списываемым. Решить, например, что при стоимости до одной тысячи рублей за штуку – списываем, кроме посуды, стекла, приборов; свыше – вводим в эксплуатацию. Комплектующие сразу определяем на списание. Так, калькуляторы, дыроколы, компьютерные мыши, предполагают длительную эксплуатацию, но степень их материальности не велика. Сюда же относятся картриджи в принтер, предполагающие заправку, но являющиеся комплектующим - без них принтер или многофункциональные устройства не функционируют.
Товарно-материальные ценности попадают в статью затрат в момент списания или ввода в эксплуатацию, а не в момент получения и проведения универсального передаточного документа.
Наиболее частый вопрос по данной теме: зачем вводить в эксплуатацию, если можно сразу списать? К чему лишние действия?
После ввода в эксплуатацию товарно-материальные ценности учитываются количественно на забалансовых счетах. Благодаря чему, вы знаете количество товарно-материальных ценностей, находящихся в эксплуатации. Зная количество и необходимый оборот,можно быстро подсчитать необходимое количество к закупу. При этом нужно регулярно списывать и утилизировать бой и порчу, чтобы данные по остаткам оставались актуальными.
Теоретически ТМЦ, числящиеся на балансовых счетах, можно продать или вернуть, как новые.
Задача:
Вы купили 100 полотенец на 10 000 рублей. А начали использовать сразу только 50, 50 ещёоставили на складе. Какой из предложенных в таблице вариантов наиболее корректный?
|
Варианты действий |
В затратах, руб. |
За балансом, шт. |
На балансе, шт. |
|
сразу списать все полотенца |
10 000 |
0 |
0 |
|
вводим в эксплуатацию сразу все полотенца |
10 000 |
100 |
0 |
|
50 полотенец списать |
5 000 |
0 |
50 |
|
50 полотенец ввести в эксплуатацию |
5 000 |
50 |
50 |
Для выбора правильных действий нужно определить, к какой статье учёта относится та или иная номенклатура. Так вы сами решаете бумагу формата А4 перемещать на каждое подразделение, списывать в каждом подразделении в расходные статьи этого подразделения, или списывать общим количеством в административные расходы. Исходя из данных своего предприятия, вы отвечаете на вопросы: есть ли у вас отдельное подразделение с индивидуальными статьями затрат для учёта полотенец и туалетной бумаги в гостевые санузлы конференц-залов, или вы относите эти списания в номерной фонд по принадлежности к складу или к ресторану по принадлежности к точке дохода? Каковы объёмы стирки текстиля ресторана и форменной одежды, и имеет ли смысл выделять расходы на её стирку в отдельные затраты? Какова степень материальности? Сопоставимы ли с ней необходимые трудозатраты для реализации?
Некоторая номенклатура используется в разных подразделениях на разных складах и, соответственно, относится к разным статьям затрат. Например, салфетки в ресторан и в номерной фонд к чайно-кофейным наборам.
Если системы учёта, USALI или любые другие, на предприятии ещё не утверждены, то их необходимо утвердить.
Задача со звёздочкой: как правильнее считать карты-ключи? Считать только новые на складе? Добавлять к ним те, что в обороте на ресепшен? Добавлять по количеству проживающих гостей?
Регламентируем бизнес-процесс, в том числе документооборот
От номенклатуры переходим к следующим задачам. Регламент бизнес-процесса охватывает разрешение таких проблем, как:
- на основании каких документов, кто и на какой склад приходует товарно-материальные ценности;
- на основании какого документа осуществляется перемещение со склада на склад;
- у кого хранится накладная на перемещение;
- кто собирает подписи отправителя и получателя;
- кто направляет информацию в бухгалтерию для корректного отражения в учёте;
- на основании какого документа с какой периодичностью оформляется списание товарно-материальных ценностей: ежемесячная инвентаризация, акт боя, акт дефектовки с подписями комиссии, а также ввод в эксплуатацию;
- как учитывать и считать инвентаризацию форменную одежду, хранящуюся в персональных шкафчиках сотрудников. Вводить ли карточки учёта форменной одежды;
- одновременное подписание документа о перемещении, передача товарно-материальных ценностей с их пересчётом, то есть проверкой отражения в накладной реально переданных ценностей;
Всё вышеперечисленное – стадии подготовительного этапа. Переходим к основным действиям.
Реализуем выбранные стратегии
На этапе реализации важнейшими пунктами являются:
1. распределение всех имеющихся ТМЦ по складам в соответствии с новой структурой.
2. отражение в учёте изменений в номенклатурном справочнике и изменений единиц измерения.
Для наглядности выполнения этих задач лучше использовать программу MS Excel. С её помощью сделать сквозной анализ на соответствие логике и принципов, на соблюдение единообразия. И после одномоментно внести изменения в используемое программное обеспечение. Всех задействованных лиц обязательно знакомят с планируемыми изменениями и выбирают период – внесение изменений в программное обеспечение обычно занимает от одного до нескольких дней в зависимости от объёмов правок и выделенных на данную задачу ресурсов. Важно, не проводить в выбранный период инвентаризации, и лучше, чтобы не было движения товарно-материальных ценностей, либо они были минимальны.
Продолжение статьи опубликуем в ближайшее время...
Автор статьи: Полина Овчинникова, управляющая отелем Four Elements Екатеринбург.
