Как ставить и контролировать задачи в бизнесе?

Исполнительность во многих бизнесах крайне низка. Задачи ставятся, но... не выполняются. Ниже я привожу правила и подходы, которые лично мне помогают в работе и которые мы даем в качестве стандарта на курсе HBA “Генеральный менеджер отеля”. 

 Давайте только сначала договоримся и согласимся, что - 

  • Забытая задача = деньги, потерянные компанией
  • Просроченная задача = деньги, потерянные компанией

 

Если в вашей компании есть работающая система контроля личных и делегированных задач, я вас поздравляю - у вас мощное конкурентное преимущество!

Т.к. процесс постановки и исполнения задач предполагает наличия того, кто ставит задачу (постановщика) и того, кто ее реализует (исполнителя), то правильнее сформулировать то, что должен делать каждый из них. 

Как СТАВИТЬ задачу:

1.    Максимально близко к формату SMART (не знаете - погуглите). Смысл в том, что эффективность задачи нулевая, если у нее нет времени исполнения, нельзя понять, достигнут результат или нет, ставятся нереальные параметры.

2.    С исполнителем нужно подтвердить: 

  •  реалистичность срока, 
  • наличие у него необходимых ресурсов, 
  • отсутствие конфликта с прежде поставленными задачами.

3.    Кстати, иногда лучше установить промежуточную точку контроля (т.н. redline), чтобы убедиться, что с задачей все ОК до того, как ‘все пропало’

4.    Ставьте задачу строго в личном общении или по e-mail, не через третьих лиц!

5.    Если в вашей компании допустима постановка задачи «через голову» непосредственного руководителя (это, кстати, нормально), обязательно уведомите его о поставленной его подчиненному задаче.

6.    ВАЖНО!!! За задачу может отвечать один и только один человек! Да, у задачи могут быть привлеченные со-исполнители, но только один ответственный исполнитель. Всегда!

Как ПРИНИМАТЬ задачу:

1.      Задачи, полученные в устной форме, в течение рабочего дня должны подтверждаться резюмирующим письмом: такая-то задача, такой-то срок

2.      Если ваш руководитель не указал срок выполнения – предложите его самостоятельно.

3.      Если вы не успеваете к запланированному сроку, обязательно сообщите об этом руководителю ровно в тот момент, как вы поняли, что не успеваете. Если у исполнителя появляются ‘творческие идеи’ относительно задачи, не ждать истечения срока, а информировать немедленно.

4.      Делать промежуточный отчет по задаче или регулярным точкам контроля – обязанность исполнителя без напоминаний со стороны руководителя.

 

Как УПРАВЛЯТЬ полученными задачами:

1.      Никаких бумажных ежедневников, стикеров и прочей устаревшей мути. Это не работает - у меня так. Только электронные носители.

2.      Я предпочитаю Битрикс24 - там удобная система постановки задач, сразу падает в календарь, есть возможность ставить задачи по проектам и смотреть их в формате канбана или графиков Ганта, система напоминаний, уведомлений о просроченных задачах и проч. Можно использовать старый добрый Outlook, современные мобильные приложения - вариантов сейчас много. Главное, чтобы у вас все синхронизировалось на всех устройствах, и команда работала в одном пространстве

3.      В пятницу вечером или в понедельник утром планируете новую неделю, исходя из предстоящих событий и контрольных точек.

 

ЧТО ДЕЛАТЬ с теми, кто задачи не исполняет? 

Лично мне подходит принцип Учить - Лечить - Мочить. Как это работает:

1.      Задача не выполнена сотрудником впервые и он не попросил о переносе и не предупредил о ресурсных проблемах - Просто делаем замечание и просим такого больше не повторять. Больше ничего. 

2.      Задача не выполнена повторно - разбираемся в причинах произошедшего, выясняем мотивы поведения сотрудника, вместе ищем решение. 

3.      Задача не выполнена в третий раз - давай, до свидания. 

 Жестко? Совсем нет, потому что - смотрите в начале поста:

  • Забытая задача = деньги, потерянные компанией
  • Просроченная задача = деньги, потерянные компанией

 Вам это сейчас надо?

 Автор статьи: Алексей ВОЛОВ, к.э.н., руководитель Hotel Business Academy
 Курс "Генеральный менеджер отеля" - 
https://bit.ly/38e3fND 

Комментарии
Сервис в отеле как система

Пошаговая технология построения системы бесперебойного сервиса в вашем отеле и роста лояльности его гостей

Подробнее
20 часов контента
24 видео урока
18 шаблонов
Самые популярные статьи месяца
«ЧИСТОТА – ЗАЛОГ ЗДОРОВЬЯ» русская поговорка По статистике обратной связи с потребителями (отзывы клиентов), чистота играет куда большее з...
Подробнее
Грант Бабасян - основатель и президент Общенационального Союза Индустрии Гостеприимства (ОСИГ), генеральный директор Mriya Resort & SPA. В и...
Подробнее
Позаботься о своих гостях иначе о них позаботится кто-то другой. Забота о гостях начинается с анализа: кто они, чего они хотят, как сделать...
Подробнее
Какие существуют сегменты и каналы продаж в гостиничной сфере подробно расскажет Денис Логачёв.  Сегменты Что такое сегменты? Для чего они нуж...
Подробнее